लंबित GST रिफंड के लिए CFO की चेकलिस्ट

ज़्यादातर बड़ी कंपनियों की बुक्स में GST रिफंड बैलेंस होता है। कुछ ही बता पाती हैं कि उसमें से कितना इस वर्ष वास्तव में वापस आएगा। यह अंतर आम तौर पर ऐसे क्लेम का मिश्रण होता है जो अभी फ़ाइल नहीं हुए, डेफ़िशिएंसी में अटके हैं, या चुपचाप अपनी समयसीमा के करीब पहुँच रहे हैं।

ये सात प्रश्न CFO को बैलेंस को जल्दी से तीन हिस्सों में बाँटने का तरीका देते हैं: क्या रिकवर हो सकता है, क्या जोखिम में है, और क्या पहले ही खो चुका है।

आपके रिफंड बैलेंस के लिए सात प्रश्न

1. क्या यह दो साल की अवधि के भीतर है?

   सेक्शन 54 के अनुसार आवेदन प्रासंगिक तारीख से दो साल के भीतर करना होता है, जो हर श्रेणी में अलग है। हर क्लेम की आयु उसी के आधार पर निकालें।

2. यह किस श्रेणी में है?

   IGST भुगतान के साथ निर्यात, LUT के तहत निर्यात या SEZ सप्लाई, इनवर्टेड ड्यूटी स्ट्रक्चर, और कैश लेजर का अतिरिक्त बैलेंस, हर एक के नियम अलग हैं।

3. इनवर्टेड ड्यूटी में, क्या क्लेम प्रतिबंधित है?

   रिफंड इनपुट पर अप्रयुक्त क्रेडिट को कवर करता है, इनपुट सर्विसेज़ या कैपिटल गुड्स को नहीं, और सेक्शन 54(3) के तहत अधिसूचित कुछ वस्तुओं के लिए वर्जित है।

4. क्या RFD-01 फ़ाइल किया गया है?

   GST पोर्टल पर फ़ाइल किया गया RFD-01 ही क्लेम है। लेजर बैलेंस क्लेम नहीं है।

5. क्या कोई डेफ़िशिएंसी मेमो खुला है?

   RFD-03 डेफ़िशिएंसी मेमो का अर्थ है कि क्लेम दोबारा फ़ाइल करना होगा। देखें कि नया आवेदन समयसीमा के भीतर है या नहीं।

6. क्या यह प्रोविज़नल रिफंड के लिए पात्र है?

   ज़ीरो-रेटेड क्लेम के लिए, और Rule 91(2) संशोधन के बाद से इनवर्टेड ड्यूटी क्लेम के लिए भी, 90% तक राशि प्रोविज़नल रूप से जारी की जा सकती है।

7. क्या विभाग देरी कर रहा है?

   यदि आवेदन के 60 दिनों के भीतर रिफंड का भुगतान नहीं होता, तो सेक्शन 56 के तहत ब्याज आपके पक्ष में जुड़ता है।

श्रेणियाँ कैसे अलग हैं

2025–26 में क्या बदला

दो बदलाव महत्वपूर्ण हैं। पहला, CGST Rules के Rule 91(2) में संशोधन किया गया ताकि 90% तक का प्रोविज़नल रिफंड केवल ज़ीरो-रेटेड सप्लाई ही नहीं, बल्कि इनवर्टेड ड्यूटी क्लेम पर भी लागू हो। दूसरा, 3 अक्टूबर 2025 की CBIC Instruction No. 06/2025-GST अधिकारियों को सिस्टम द्वारा तैयार रिस्क स्कोर के आधार पर प्रोविज़नल रिफंड मंज़ूर करने का निर्देश देती है। कम जोखिम वाले क्लेम जल्दी आगे बढ़ते हैं। अधिक जोखिम वाले क्लेम की गहन जाँच होती है।

अधिकारियों से यह भी कहा गया है कि वे अनुमान के आधार पर रिफंड न रोकें। इससे कंपनियों को मज़बूत आधार मिलता है जब कोई क्लेम बिना कारण रोका जाता है।

एक उदाहरण

एक मैन्युफैक्चरर पर विचार करें जिसका ₹12 crore का रिफंड बैलेंस FY 2023-24 से FY 2025-26 तक के क्लेम में फैला है (उदाहरणात्मक)। सात प्रश्नों से इसे जल्दी छाँटा जा सकता है।

यहाँ ₹5.2 crore वास्तविक रूप से कुछ महीनों में वापस आ सकते हैं, और डेफ़िशिएंसी तथा बिना फ़ाइल किए गए क्लेम पर काम करके ₹4.5 crore और। इनपुट-सर्विस क्रेडिट के ₹1.1 crore इनवर्टेड ड्यूटी फ़ॉर्मूले के तहत रिफंड योग्य नहीं हैं, और सीमा पार कर चुके ₹1.2 crore जा चुके हैं। ईमानदार रिकवर योग्य आँकड़ा ₹12 crore के बजाय ₹9.7 crore के करीब है, और समय इस पर निर्भर करता है कि खुले मामले कितनी जल्दी सुलझाए जाते हैं।

जब क्लेम का डेटा एक जगह हो, तो यह काम हफ़्तों में नहीं, दिनों में हो जाता है। आम तौर पर इसमें अधिक समय लगता है क्योंकि डेटा एक जगह नहीं होता।

बैलेंस कहाँ अटकते हैं

हमारे अनुभव में नुकसान कानून से नहीं, प्रक्रिया से होता है। अवधि के आख़िर में फ़ाइल किए गए क्लेम में डेफ़िशिएंसी मेमो सुधारने की गुंजाइश नहीं रहती। इनवर्टेड ड्यूटी क्लेम में इनपुट सर्विसेज़ शामिल कर दी जाती हैं और राशि कट जाती है। अतिरिक्त कैश लेजर में पड़ा रहता है क्योंकि किसी ने उसके लिए फ़ाइल नहीं किया।

ब्याज दूसरी भूली हुई मद है। जब विभाग 60 दिनों से अधिक समय लेता है, तो सेक्शन 56 का ब्याज देय होता है, लेकिन शायद ही कभी इसे ट्रैक या आगे बढ़ाया जाता है।

आम गलतियां

• गलत तारीख से गिनती। निर्यात, इनवर्टेड ड्यूटी और अतिरिक्त कैश के लिए प्रासंगिक तारीख हर मामले में अलग है। हर चीज़ के लिए इनवॉइस की तारीख इस्तेमाल करने से यह गलत आकलन होता है कि क्या अभी समयसीमा में है।
• डेफ़िशिएंसी मेमो के बाद बिना तत्परता के दोबारा फ़ाइल करना। नया आवेदन ज़रूरी है, और उसकी तैयारी के दौरान समय नहीं रुकता।
• अवधियों को मिलाना। जिन क्लेम में टैक्स अवधियाँ या श्रेणियाँ मिली हों, उन पर सवाल उठने की संभावना अधिक होती है।
• रिटर्न के बीच मिसमैच को नज़रअंदाज़ करना। GSTR-1, GSTR-3B और GSTR-2B के बीच अंतर रिस्क स्कोर बढ़ाते हैं और क्लेम को धीमा करते हैं।
• ब्याज को छोड़ देना। देर से मिले रिफंड पर ब्याज मिलता है, लेकिन इसे शायद ही कभी देय राशि के रूप में दर्ज किया जाता है।

कौन कार्रवाई करता है

टैक्स टीम RFD-01 तैयार और फ़ाइल करती है और डेफ़िशिएंसी मेमो का जवाब देती है। अकाउंट्स पेयेबल और प्रोक्योरमेंट को सुनिश्चित करना होता है कि सप्लायर इनवॉइस GSTR-2B में दिखें, क्योंकि क्रेडिट के रिफंड उन्हीं पर निर्भर हैं। प्रॉपर ऑफ़िसर पावती, प्रोविज़नल रिफंड और अंतिम आदेश जारी करता है। CFO की भूमिका हर महीने स्थिति और आयु के अनुसार कुल राशि देखना है।

एक अच्छी मासिक रिपोर्ट क्या दिखाती है

एक उपयोगी रिफंड रिपोर्ट एक पेज में आ जाती है। इसमें हर खुले क्लेम की श्रेणी, अवधि, राशि, प्रासंगिक तारीख, समयसीमा में बचे दिन, वर्तमान स्थिति और ज़िम्मेदार व्यक्ति के साथ अगला कदम होता है। यह बैलेंस को इस वर्ष रिकवर योग्य, जोखिम में और खोई हुई राशि में बाँटती है, और देर से भुगतान किए गए रिफंड पर देय ब्याज की एक पंक्ति जोड़ती है।

हर महीने समीक्षा करने पर यह रिपोर्ट व्यवहार बदल देती है। सीमा के करीब वाले क्लेम पहले फ़ाइल होते हैं। डेफ़िशिएंसी मेमो का जवाब हफ़्तों के बजाय दिनों में दिया जाता है। और रिफंड बैलेंस ट्रायल बैलेंस की एक पंक्ति न रहकर ऐसी संख्या बन जाता है जिसे घटाने की ज़िम्मेदारी किसी की होती है।

सूची को एक संख्या में बदलना

हर खुले मामले पर सात प्रश्न लागू करें और आपको तीन योग मिलते हैं: इस वर्ष रिकवर योग्य, जोखिम में, और खोई हुई राशि। यही वह संख्या है जो CFO को हर महीने देखनी चाहिए। हमारी GST रिफंड रिकवरी प्रैक्टिस क्लाइंट के लिए इसे तैयार करती है और हर महीने भेजे जाने वाले रिफंड ट्रैकर में प्रगति बताती है (देखें आपको क्या मिलता है)। यदि आप अपने बैलेंस का आकलन चाहते हैं, तो हमसे बात करें।

केवल सामान्य जानकारी, टैक्स सलाह नहीं। कार्रवाई से पहले वर्तमान कानून और अपने तथ्य जांचें।