डेफ़िशिएंसी मेमो: क्लेम वापस क्यों आते हैं, और इसे कैसे रोकें

डेफ़िशिएंसी मेमो के साथ लौटा रिफंड आवेदन अस्वीकार नहीं हुआ है। उसे लौटाया गया है। कानूनी रूप से यह अंतर महत्वपूर्ण है, लेकिन फ़ाइनेंस टीम के लिए व्यावहारिक असर लगभग एक जैसा है: क्लेम शुरुआत पर लौट जाता है, पैसा सरकार के पास और लंबे समय तक रहता है, और किसी को फ़ाइल दोबारा तैयार करनी पड़ती है।

हमारे अनुभव में, अधिकांश डेफ़िशिएंसी मेमो टाले जा सकते हैं। ये शायद ही कभी किसी कानूनी प्रश्न पर टिके होते हैं। ये किसी छूटे हुए दस्तावेज़, गलत इनपुट के साथ लगाए गए फ़ॉर्मूले, या रिटर्न से मेल न खाने वाले स्टेटमेंट पर टिके होते हैं।

डेफ़िशिएंसी मेमो क्या है

CGST Rules का Rule 90 बताता है कि रिफंड आवेदन की पावती कैसे दी जाती है। Rule 90(3) के तहत, जहाँ उचित अधिकारी आवेदन में कमियाँ पाता है, वहाँ वह आवेदन फ़ाइल होने के 15 दिनों के भीतर कॉमन पोर्टल के माध्यम से Form GST RFD-03 में उन्हें सूचित करता है। इसके बाद आवेदक को कमियाँ दूर करके नया रिफंड आवेदन फ़ाइल करना होता है।

यदि इस अवधि में कोई कमी सूचित नहीं की जाती, तो आवेदन को पूर्ण माना जाता है और अधिकारी Form GST RFD-02 में पावती जारी करता है। इसलिए 15 दिन की यह अवधि ही वह जाँच बिंदु है जो तय करता है कि क्लेम आगे बढ़ेगा या लौटेगा।

नए आवेदन का समय-सीमा पर क्या असर होता है

CGST Act की Section 54(1) के अनुसार अधिकांश रिफंड क्लेम संबंधित तारीख से दो साल के भीतर फ़ाइल किए जाने चाहिए। मेमो के बाद फ़ाइल किया गया नया आवेदन सिद्धांततः इस अवधि से बाहर जा सकता है। Notification 14/2022-Central Tax द्वारा 5 जुलाई 2022 से जोड़ा गया Rule 90(3) का Explanation इसका समाधान करता है: मूल आवेदन फ़ाइल करने की तारीख से डेफ़िशिएंसी मेमो सूचित होने की तारीख तक का समय नए आवेदन की दो साल की अवधि की गणना में शामिल नहीं किया जाता।

इससे समय पर किए गए क्लेम की रक्षा होती है, लेकिन केवल आंशिक रूप से। जाँच अवधि के दौरान घड़ी रुकती है, फिर मेमो की तारीख से दोबारा चलती है। जो टीम फ़ाइल दोबारा तैयार करने में तीन महीने लगाती है, उसने अपनी बची हुई समय-सीमा के तीन महीने खर्च कर दिए। कुछ हाई कोर्ट्स ने सुधारे गए आवेदन को मूल क्लेम की निरंतरता माना है, और ऐसे मेमो पर सवाल उठाए हैं जो दस्तावेज़ों में वास्तविक कमियों के अलावा अन्य कारणों से जारी किए गए। ये रुख विवाद में उपयोगी हैं, लेकिन ये कोई योजना नहीं हैं। सुरक्षित तरीका है जल्दी दोबारा फ़ाइल करना।

क्लेम कहाँ कमज़ोर पड़ते हैं

कमियाँ रिफंड के प्रकार के अनुसार अलग होती हैं, लेकिन बार-बार दोहराई जाती हैं। नीचे की तालिका में वे कमियाँ दी गई हैं जो हम सबसे अधिक देखते हैं।

इनवर्टेड ड्यूटी फ़ॉर्मूले पर एक नोट

5 जुलाई 2022 से प्रभावी Notification 14/2022-Central Tax (वही नोटिफ़िकेशन जिसने Rule 90(3) में Explanation जोड़ा) ने Rule 89(5) के फ़ॉर्मूले में संशोधन किया। "tax payable on such inverted rated supply" पद को अब Net ITC और इनपुट व इनपुट सेवाओं पर लिए गए ITC के अनुपात से गुणा किया जाता है। यह बदलाव इनपुट सेवाओं के क्रेडिट से चुकाए गए आउटपुट टैक्स को रिफंड को अनुचित रूप से कम करने से रोकता है। जो क्लेम अब भी पुराने फ़ॉर्मूले से गणना किए जाते हैं, वे मेमो और कम रिफंड का एक आम कारण हैं।

एक उदाहरण

एक तिमाही के इनवर्टेड ड्यूटी क्लेम वाले एक मैन्युफ़ैक्चरर का उदाहरण लें। उसने 10 मार्च को फ़ाइल किया। 22 मार्च को अधिकारी ने RFD-03 जारी किया: 14 इनवॉइस के लिए Statement 1A, GSTR-2B से मेल नहीं खाता था, और गणना में एक कैपिटल खरीद का क्रेडिट शामिल था। क्लेम की संबंधित तारीख मूल फ़ाइलिंग से 23 महीने पहले की थी।

Explanation के तहत, 10 मार्च से 22 मार्च तक के 12 दिन बाहर रखे जाते हैं। इसलिए कंपनी के पास दो साल की सीमा के भीतर दोबारा फ़ाइल करने के लिए 22 मार्च से लगभग एक महीना है। यदि फ़ाइनेंस टीम मेमो को सामान्य मानकर जून में दोबारा फ़ाइल करती है, तो क्लेम समय-सीमा से बाहर हो जाता है। यदि वह 14 इनवॉइस का मिलान करती है, कैपिटल गुड्स क्रेडिट हटाती है और अप्रैल में दोबारा फ़ाइल करती है, तो क्लेम सुरक्षित है। कानूनी सुरक्षा वास्तविक है, लेकिन सीमित है, और यह गति को पुरस्कृत करती है।

क्लेम बच जाने पर भी मेमो की कीमत

• समय। नया आवेदन प्रोसेसिंग चक्र को फिर से शुरू करता है, जिसमें Section 54(7) के तहत रिफंड ऑर्डर की 60 दिन की अवधि भी शामिल है।
• ब्याज। Section 56 के तहत विलंबित रिफंड पर ब्याज आम तौर पर पूर्ण आवेदन की तारीख से गिना जाता है, इसलिए मेमो इस तारीख को आगे खिसका सकता है।
• ध्यान। जिन लोगों को अगली तिमाही का क्लेम तैयार करना चाहिए, वे पिछला क्लेम दोबारा बनाने में हफ़्ते लगा देते हैं।

रोकथाम के लिए एक चेकलिस्ट

इसमें कुछ भी जटिल नहीं है। यह केवल विस्तृत है, और विस्तार वहीं होता है जहाँ बड़े पैमाने का काम चूक जाता है।

1. फ़ाइल करने से पहले मिलान करें

   हर स्टेटमेंट को उस अवधि के GSTR-1, GSTR-2B और GSTR-3B से मिलाएँ। बेमेल होना मेमो का सबसे तेज़ रास्ता है।

2. हर दस्तावेज़ को हर इनवॉइस से जोड़ें

   निर्यात के लिए, हर इनवॉइस के साथ उसका FIRC या BRC होना चाहिए। SEZ सप्लाई के लिए, हर इनवॉइस के साथ उसका एंडोर्समेंट होना चाहिए।

3. फ़ॉर्मूले की दोबारा गणना करें

   संशोधित Rule 89(5) फ़ॉर्मूला लगाएँ और गणना दिखाएँ। कैपिटल गुड्स पर क्रेडिट को बाहर रखें।

4. क्लेम अवधि जाँचें

   पुष्टि करें कि उस अवधि का पहले क्लेम नहीं हुआ है और संबंधित तारीख दो साल के भीतर है।

5. घोषणाएँ संलग्न करें

   Rule 89(2) और संबंधित सर्कुलर के तहत आवश्यक अंडरटेकिंग और सर्टिफ़िकेट शामिल करें।

6. मेमो आए तो जल्दी दोबारा फ़ाइल करें

   RFD-03 के हर बिंदु का उत्तर दें और महीनों में नहीं, हफ़्तों में दोबारा फ़ाइल करें।

फ़ाइनेंस टीम के लिए क्या बदलता है

व्यावहारिक बदलाव यह है कि "फ़ाइल करो और इंतज़ार करो" के बजाय केवल तभी फ़ाइल करें जब फ़ाइल पूरी हो। इसका अर्थ है हर सबमिशन से पहले एक छोटी आंतरिक समीक्षा, जिसमें एक नामित ज़िम्मेदार व्यक्ति पुष्टि करे कि ऊपर की चेकलिस्ट का हर बिंदु जाँचा गया है। इसका अर्थ यह भी है कि सहायक दस्तावेज़ क्लेम अवधि के अनुसार व्यवस्थित करके एक ही जगह रखें, ताकि मेमो का उत्तर कुछ ही दिनों में दिया जा सके।

फ़ाइनेंस कंट्रोलर्स को मेमो को एक मीट्रिक के रूप में भी ट्रैक करना चाहिए। यदि क्लेम का थोड़े से अधिक हिस्सा वापस आता है, तो कारण लगभग हमेशा प्रक्रिया की कमी होती है, न कि कोई अनुचित अधिकारी। हर मेमो का कारण दर्ज करने पर आम तौर पर वही दो-तीन समस्याएँ बार-बार दिखती हैं, और उन्हें जड़ से ठीक किया जा सकता है: निर्यात प्राप्तियाँ कैसे दर्ज होती हैं, SEZ एंडोर्समेंट कैसे लिए जाते हैं, या Rule 89(5) की गणना कैसे तैयार होती है।

TraCarta की भूमिका

हमारी GST Refund Recovery प्रैक्टिस में मिलान सिस्टम करते हैं: इनवॉइस से रियलाइज़ेशन सर्टिफ़िकेट, स्टेटमेंट से रिटर्न, एंडोर्समेंट से सप्लाई। पोर्टल पर जाने से पहले विशेषज्ञ फ़ाइल की समीक्षा करते हैं, और फिर भी आने वाले किसी मेमो को संभालते हैं। क्लाइंट्स को हर क्लेम की स्थिति मासिक रिफंड ट्रैकर में मिलती है (देखें आपको क्या मिलता है)। यदि आपके रिफंड बार-बार वापस आ रहे हैं, तो हमसे बात करें।

केवल सामान्य जानकारी, टैक्स सलाह नहीं। कार्रवाई से पहले वर्तमान कानून और अपने तथ्य जांचें।