不備通知:請求が差し戻される理由と防ぎ方

不備通知とともに戻ってきた還付申請は、却下されたわけではなく、差し戻されたのです。法的にはこの違いは重要ですが、経理チームにとっての実務上の影響はほぼ同じです。請求は振り出しに戻り、資金は政府の手元に長くとどまり、誰かがファイルを作り直さなければなりません。

当社の経験では、不備通知の多くは回避可能です。法律上の論点が問題になることはまれで、欠落した書類、誤った入力値で適用された計算式、あるいは申告書と一致しない明細書が原因です。

不備通知とは

CGST RulesのRule 90は、還付申請の受理方法を定めています。Rule 90(3)に基づき、担当官が申請に不備を認めた場合、申請から15日以内に共通ポータルを通じてForm GST RFD-03でその旨を通知します。申請者は不備を是正したうえで、新たに還付申請を行う必要があります。

この期間内に不備が通知されなければ、申請は完全なものとみなされ、担当官はForm GST RFD-02で受理通知を発行します。したがって、この15日間が、請求が先に進むか差し戻されるかを決める審査の分岐点となります。

再申請が期限に与える影響

CGST ActのSection 54(1)は、ほとんどの還付請求を基準日から2年以内に行うよう定めています。不備通知の後に行う再申請は、原則としてこの期間を超えてしまう可能性があります。Notification 14/2022-Central Taxにより2022年7月5日付で追加されたRule 90(3)のExplanationがこれに対応しています。当初の申請日から不備通知の日までの期間は、再申請の2年の期間計算から除外されます。

これにより期限内の請求は保護されますが、部分的にすぎません。審査期間中は時計が止まり、不備通知の日から再び進みます。ファイルの作り直しに3か月かかるチームは、残りの期限のうち3か月を使ったことになります。一部の高等裁判所は、是正後の申請を当初の請求の継続とみなし、書類の真の不備以外の理由で出された不備通知に疑問を呈しています。こうした立場は紛争では有用ですが、計画にはなりません。より安全なのは、速やかに再申請することです。

請求がつまずく箇所

不備は還付の種類によって異なりますが、繰り返し発生します。下表は当社が最も多く目にするものです。

逆転税率構造の計算式に関する注記

2022年7月5日施行のNotification 14/2022-Central Tax（Rule 90(3)にExplanationを追加したのと同じ通達）は、Rule 89(5)の計算式を改正しました。「tax payable on such inverted rated supply」の項に、Net ITCと、仕入品および仕入サービスについて利用したITCとの比率を乗じるようになりました。この改正により、仕入サービスの控除から支払われた売上税が還付額を不当に減らすことがなくなります。旧計算式のまま算定された請求は、不備通知や還付額不足の頻繁な原因となっています。

具体例

ある四半期について逆転税率構造による還付を請求する製造業者を例にとります。同社は3月10日に申請しました。3月22日、担当官はRFD-03を発行しました。14件の請求書についてStatement 1AがGSTR-2Bと一致せず、計算には資本財購入に係る控除が含まれていたためです。この請求の基準日は、当初の申請の23か月前でした。

Explanationに基づき、3月10日から3月22日までの12日間は除外されます。したがって同社には、2年の期限内に再申請するために、3月22日から数えて約1か月があります。経理チームが不備通知を日常業務として扱い6月に再申請すれば、請求は期限切れになります。14件の請求書を照合し、資本財の控除を除外して4月に再申請すれば、安全です。法的保護は確かにありますが、その範囲は狭く、迅速さが報われます。

請求が生き残っても不備通知がもたらすコスト

• 時間。再申請により、Section 54(7)に基づく還付命令までの60日間を含め、処理サイクルが最初からやり直しになります。
• 利息。Section 56に基づく還付遅延の利息は、一般に完全な申請の日から計算されるため、不備通知によってその日が後ろにずれる可能性があります。
• 人手。次の四半期の請求を準備すべき担当者が、前回の請求の作り直しに何週間も費やすことになります。

防止のためのチェックリスト

いずれも複雑なことではありません。ただ細かいだけであり、大量の作業が崩れるのはまさにその細部です。

1. 申請前に照合する

   すべての明細書を、その期間のGSTR-1、GSTR-2B、GSTR-3Bと照合します。不一致は不備通知への最短経路です。

2. 各書類を各請求書に紐付ける

   輸出では、すべての請求書にFIRCまたはBRCが必要です。SEZへの供給では、すべての請求書にエンドースメントが必要です。

3. 計算式を再計算する

   改正後のRule 89(5)の計算式を適用し、計算過程を示します。資本財に係る控除は除外します。

4. 請求期間を確認する

   その期間が過去に請求されていないこと、および基準日が2年以内であることを確認します。

5. 宣言書を添付する

   Rule 89(2)および関連する通達で求められる誓約書と証明書を添付します。

6. 不備通知が来たら速やかに再申請する

   RFD-03のすべての指摘に回答し、数か月ではなく数週間で再申請します。

経理チームにとって何が変わるか

実務上の転換は、「申請して待つ」から「ファイルが揃ったときにのみ申請する」への移行です。つまり、提出のたびに短い社内レビューを行い、担当者を定めて、上記チェックリストの各項目が確認されたことを確かめます。また、裏付け書類を請求期間ごとに整理して一か所に保管し、不備通知に数日で対応できるようにすることも意味します。

経理責任者は、不備通知を指標として追跡すべきです。差し戻される請求がわずかな割合を超える場合、その原因はほぼ例外なく、理不尽な担当官ではなくプロセスの不備です。不備通知ごとに理由を記録すると、通常は同じ2〜3の問題が繰り返されていることがわかり、輸出代金の記録方法、SEZエンドースメントの取得方法、Rule 89(5)の計算の作り方といった根本から修正できます。

TraCartaの役割

当社のGST Refund Recoveryプラクティスでは、照合をシステムが行います。請求書と外貨回収証明書、明細書と申告書、エンドースメントと供給の照合です。ポータルに提出する前に専門家がファイルを確認し、それでも届いた不備通知にも対応します。クライアントには、各請求の状況を月次の還付トラッカーでお届けします（お届けする成果物を見る）。還付が繰り返し差し戻されている場合は、ご相談ください。

一般的な情報であり、税務助言ではありません。行動の前に最新の法令とご自身の状況をご確認ください。