रिकवरी, कंप्लायंस नहीं है

किसी CFO से पूछें कि क्या उनकी कंपनी का GST और TDS नियंत्रण में है, और उत्तर आम तौर पर हाँ होता है। रिटर्न समय पर दाखिल होते हैं। नोटिस के जवाब दिए जाते हैं। ऑडिटर संतुष्ट हैं। फाइनेंस फंक्शन जिन भी मापदंडों पर आँका जाता है, उन सब पर काम पूरा है।

अब एक अलग प्रश्न पूछें: पिछले साल कंपनी ने कितना ऐसा टैक्स चुकाया जो देय नहीं था, और उसमें से कितना वापस आया? इसका उत्तर आम तौर पर एक चुप्पी होता है।

इन दो उत्तरों के बीच का अंतर ही इस लेख का विषय है। यह क्षमता की कमी नहीं है। यह ढाँचे की कमी है। अधिकांश फाइनेंस फंक्शन कंप्लायंस के लिए बने हैं। बहुत कम रिकवरी के लिए बने हैं।

दो काम जो एक जैसे दिखते हैं

बाहर से, कंप्लायंस और रिकवरी एक ही काम लगते हैं। दोनों में इनवॉइस, रिटर्न और रिकंसिलिएशन शामिल हैं। दोनों टैक्स टीम के पास हैं। दोनों, एक अर्थ में, "टैक्स सही करने" के बारे में हैं।

पर वे विपरीत दिशाओं में देखते हैं। कंप्लायंस पूछता है: क्या हमने वह सब चुकाया और रिपोर्ट किया जो ज़रूरी था? यह कम भुगतान के जोखिम को संभालता है। रिकवरी पूछती है: क्या हमें वह सब वापस मिला जो हमारा बनता है? यह अधिक भुगतान के जोखिम को संभालती है।

क्योंकि अंतिम तिथियाँ ज़ोर से सुनाई देती हैं और नुकसान चुपचाप होते हैं, कैलेंडर पर हमेशा कंप्लायंस जीतता है। 20 तारीख को देय रिटर्न दाखिल हो जाता है। नवंबर में एक्सपायर होने वाला क्रेडिट कोई रिमाइंडर नहीं भेजता।

रिकवरी क्यों छूट जाती है

तीन बातें रिकवरी को अनदेखा करना विशेष रूप से आसान बनाती हैं।

यह दूसरों पर निर्भर है। एयरलाइन क्रेडिट के लिए एयरलाइन को सही इनवॉइस जारी करना होता है। TDS क्रेडिट के लिए ग्राहक को सही रिटर्न दाखिल करना होता है। रिफंड के लिए विभाग को कार्रवाई करनी होती है। कंप्लायंस काफी हद तक कंपनी के नियंत्रण में है; रिकवरी अधिकतर नहीं। इससे यह धीमी, थकाऊ और टालने में आसान हो जाती है।

यह कई छोटी राशियों से बनती है। कोई एक छूटा इनवॉइस या बेमेल TDS एंट्री मीटिंग लायक नहीं होती। मिलकर वे असली रकम बनती हैं, पर कुल तब तक किसी को नहीं दिखता जब तक कोई उसे जोड़े नहीं।

इस पर किसी को नहीं मापा जाता। टैक्स टीम को साफ़ ऑडिट के लिए सराहा जाता है, रिकवर किए गए क्रेडिट के लिए नहीं। जो मापा नहीं जाता, वह तब होता है जब समय हो। और समय शायद ही कभी होता है।

जब रिकवरी का कोई ज़िम्मेदार होता है तो क्या बदलता है

समाधान पहले से व्यस्त टीम से और अधिक करवाना नहीं है। समाधान है रिकवरी को एक स्वतंत्र काम मानना, उन तीन चीज़ों के साथ जो कंप्लायंस के पास पहले से हैं।

एक ज़िम्मेदार। वापस मिली राशि के लिए जवाबदेह एक व्यक्ति या एक फर्म, टीम के भीतर या बाहर। साझा ज़िम्मेदारी किसी की ज़िम्मेदारी नहीं होती।

एक लय। सालाना नहीं, मासिक। सही अवधि में क्रेडिट क्लेम, और बेमेल मामलों का फॉलो-अप तब जब दूसरे पक्ष को लेन-देन अभी याद हो। साल के अंत की क्लीन-अप कुछ पैसा वापस लाती है, देर से और अधूरा।

एक आंकड़ा। वापस मिली राशि, हर महीने रिपोर्ट की गई, साथ में लंबित और जोखिम वाली राशि। एक बार CFO यह आंकड़ा देख ले, तो यह शायद ही फिर अदृश्य होता है।

टेक्नोलॉजी कहाँ फिट होती है

पहले रिकवरी ठीक से करना बहुत महंगा था क्योंकि इसका अर्थ था हर इनवॉइस हाथ से जाँचना। यह बदल गया है। सिस्टम अब एयरलाइन पोर्टल और सरकारी सिस्टम से डॉक्यूमेंट जुटा सकते हैं, उन्हें रिटर्न से मिला सकते हैं, और हर अंतर को उसके मूल्य के साथ चिह्नित कर सकते हैं। लोगों के लिए वह हिस्सा बचता है जिसमें विवेक चाहिए: पात्रता, विवाद और निर्णय।

इसी मॉडल पर हमने TraCarta बनाया है। वॉल्यूम का काम AI करता है। विवेक का काम विशेषज्ञ करते हैं। पर सिद्धांत चाहे कोई भी काम करे, लागू होता है: अगर पैसा वापस लाने की ज़िम्मेदारी किसी की नहीं है, तो वह वापस नहीं आता।

कंप्लायंस कंपनी को सुरक्षित रखता है। रिकवरी यह सुनिश्चित करती है कि वह उस सुरक्षा के लिए दो बार भुगतान न करे।

केवल सामान्य जानकारी, टैक्स सलाह नहीं।