मैन्युफ़ैक्चरिंग और निर्यातक

संदर्भ

कंपनी निर्यात के लिए प्रिसिशन कंपोनेंट बनाती है और चार राज्यों में छह प्लांट चलाती है। इंजीनियर और क्वालिटी टीमें ग्राहक ऑडिट और प्लांट विज़िट के लिए अक्सर यात्रा करती हैं, और योजनाएँ अचानक बदल जाती हैं। अधिकांश कंपनियों की तुलना में यहाँ टिकट कहीं अधिक बार रीबुक, कैंसल और बदले जाते हैं।

चुनौती

हर कैंसलेशन या बदलाव से एक एयरलाइन क्रेडिट नोट बनता है जो मूल टिकट पर क्रेडिट घटाता है। अक्टूबर 2025 से क्रेडिट नोट पर IMS में भी कार्रवाई ज़रूरी है। कंपनी ने मूल इनवॉइस पर क्रेडिट क्लेम किया, लेकिन क्रेडिट नोट के लिए कोई प्रक्रिया नहीं थी, इसलिए कुछ महीनों में क्लेम किया गया क्रेडिट होना चाहिए उससे अधिक और कुछ में कम था।

वैधानिक ऑडिटर ने एयरलाइन क्रेडिट को जोखिम क्षेत्र के रूप में चिह्नित किया। वित्त टीम को वर्ष समाप्त होने से पहले एक साफ़, बचाव योग्य स्थिति चाहिए थी।

हमने क्या किया

हमने दो वित्तीय वर्षों के हर एयरलाइन क्रेडिट नोट को निकाला और प्रत्येक को उसके मूल इनवॉइस, टिकट और GSTIN तक ट्रेस किया। हर जोड़ी को GSTR-3B में क्लेम और रिवर्स की गई राशि से जाँचा गया।

विशेषज्ञों ने परिणामों को तीन भागों में बाँटा: रिवर्स करने योग्य क्रेडिट, अभी भी क्लेम के लिए उपलब्ध क्रेडिट, और गलत GSTIN पर जारी क्रेडिट नोट। वित्त टीम ने एक ही समीक्षा बैठक में समायोजन स्वीकृत किए।

परिणाम

ऑडिट ने एयरलाइन क्रेडिट की स्थिति को ₹42 लाख से सुधारा: नोटिस आने से पहले कुछ अधिक क्लेम किया गया क्रेडिट रिवर्स किया गया, और गलती से जारी क्रेडिट नोट एयरलाइनों द्वारा रद्द किए गए ताकि मूल क्रेडिट बना रहे।

कंपनी को अब हर वर्ष एक क्रेडिट नोट रजिस्टर मिलता है, और उसके ऑडिटर ने इस रिकॉन्सिलिएशन को एयरलाइन क्रेडिट बैलेंस के समर्थन के रूप में स्वीकार किया।

समयरेखा

1. सप्ताह 1–2एयरलाइन पोर्टल से क्रेडिट नोट और मूल इनवॉइस निकाले गए
2. सप्ताह 3–5हर क्रेडिट नोट को उसके इनवॉइस, टिकट और GSTIN तक ट्रेस किया गया
3. सप्ताह 6–7समायोजनों की समीक्षा और मंज़ूरी
4. सप्ताह 8क्रेडिट नोट रजिस्टर और ऑडिट फ़ाइल सौंपी गई