टेक्नोलॉजी और IT सेवाएँ

संदर्भ

कंपनी नौ राज्यों में डिलीवरी सेंटर और दो अन्य राज्यों में सेल्स उपस्थिति चलाती है, जिनमें से प्रत्येक का अपना GSTIN है। कर्मचारी लगातार क्लाइंट साइट्स और ऑफ़शोर हब के बीच यात्रा करते हैं, और यात्रा अलग-अलग अनुबंधों के तहत चार एजेंसियों के माध्यम से बुक की जाती थी। फ़ाइनेंस एयरलाइन GST को यात्रा की लागत मानता था। क्रेडिट केवल तभी क्लेम किया जाता था जब कोई इनवॉइस संयोग से GSTR-2B में दिखाई देता और बुक्स से मेल खाता, जिसका व्यवहार में अर्थ था पात्र राशि का एक छोटा हिस्सा।

चुनौती

11 GSTIN पर कंपनी ने तीन वित्त वर्षों में लगभग 41,000 घरेलू टिकट खरीदे, जो दो फुल-सर्विस एयरलाइनों और तीन लो-कॉस्ट कैरियर में बँटे थे। एजेंसी रिपोर्ट में किराया तो होता था पर एयरलाइन का टैक्स इनवॉइस शायद ही कभी, और लगभग दस में से चार टिकटों पर गलत GSTIN था या कोई नहीं, इसलिए क्रेडिट कभी GSTR-2B में दिखा ही नहीं।

असल समस्या समय थी। एंगेजमेंट शुरू होने तक तीन में से सबसे पुराना वर्ष पहले ही धारा 16(4) की सीमा पार कर चुका था, इसलिए उसका क्रेडिट वसूल नहीं हो सकता था। अगले वर्ष की अवधि 30 नवंबर को बंद हो रही थी, यानी तीन महीने से कुछ अधिक दूर। हाथ से इनवॉइस ढूँढने में बीता हर सप्ताह ऐसा क्रेडिट था जो कंपनी हमेशा के लिए खो देती।

हमने क्या किया

हमारे सिस्टम ने एजेंसी डेटा के PNR का उपयोग कर हर एयरलाइन के GST पोर्टल से सीधे इनवॉइस और क्रेडिट नोट निकाले, फिर हर GSTIN के लिए उन्हें GSTR-2B और लेजर से मिलाया। हर अंतर का मूल्यांकन कर उसे क्रेडिट समाप्त होने की तारीख के अनुसार क्रमबद्ध किया गया, ताकि सीमा के सबसे नज़दीक वाले वर्ष पर पहले काम हो।

विशेषज्ञों ने अपवादों की समीक्षा की: व्यक्तिगत यात्रा के टिकट, बिज़नेस क्लास किराए जहाँ क्रेडिट प्रतिबंधित है, और गलत राज्य को जारी इनवॉइस। एयरलाइंस से सही GSTIN के साथ पुनः जारी या संशोधित करने को कहा गया, और हेड ऑफ़ टैक्स ने केवल कुछ निर्णयात्मक मामलों पर स्वीकृति दी, जैसे क्लाइंट-प्रतिपूर्ति वाली यात्रा के लिए बुक किए गए टिकटों का व्यवहार।

परिणाम

खुली अवधियों के भीतर ₹3.1 करोड़ का क्रेडिट क्लेम किया गया, जो पूरी तरह GSTR-2B में दिखाई देने वाले एयरलाइन इनवॉइस द्वारा समर्थित था। पहला मासिक स्टेटमेंट सप्ताह 11 में फ़ाइनेंस टीम तक पहुँचा, जिसमें दिखाया गया कि क्या वसूल हुआ, क्या एयरलाइंस के पास लंबित था और किस पर निर्णय आवश्यक था।

कंपनी को अब एक हस्ताक्षरित मासिक रिकॉन्सिलिएशन स्टेटमेंट, इनवॉइस-स्तरीय रिकॉन्सिलिएशन वर्कबुक और अपने विशेषज्ञ के साथ मासिक कॉल मिलती है। हर महीने रिटर्न फाइल होने से पहले नए इनवॉइस प्राप्त, मिलान और फ़ॉलो-अप किए जाते हैं, और बेमेल को IMS में तब चिह्नित किया जाता है जब उन पर अभी भी कार्रवाई हो सकती है। अनक्लेम्ड ट्रैवल क्रेडिट एक ऐसे रिसाव से, जिसे कोई माप नहीं सकता था, हर महीने समीक्षा की जाने वाली एक पंक्ति बन गया है।

समयरेखा

1. सप्ताह 1–2एजेंसी डेटा और PNR जुटाए गए, सभी 11 GSTIN के लिए एयरलाइन पोर्टल एक्सेस स्थापित
2. सप्ताह 3–641,000 इनवॉइस निकाले और GSTR-2B व बहीखातों से मिलाए गए, अंतरों का समाप्ति तिथि के अनुसार मूल्यांकन
3. सप्ताह 7–10एयरलाइन फॉलो-अप और पात्रता समीक्षा, धारा 16(4) सीमा के सबसे नज़दीक वर्ष को प्राथमिकता
4. सप्ताह 11–12पहला मासिक स्टेटमेंट जारी, वसूला गया क्रेडिट रिटर्न में क्लेम
5. सप्ताह 13–14हस्ताक्षरित मासिक रिकवरी स्टेटमेंट पर हस्तांतरण