सालाना रिकंसिलिएशन पैसा क्यों छोड़ देता है

किसी कंपनी से पूछें कि वह अपने एयरलाइन GST क्रेडिट को कैसे संभालती है, तो सबसे आम उत्तर होता है: "हम साल के अंत में रिकंसिलिएशन करते हैं।" यह समझदारी भरा लगता है। डेटा पूरा होता है, ऑडिट के बाद टीम के पास समय होता है, और समय-सीमा अभी आगे होती है।

हमारे अनुभव में यह सबसे महँगा तरीक़ा है।

एयरलाइन क्रेडिट का क्षय होता है

एयरलाइन क्रेडिट हज़ारों छोटे टिकटों से बनता है। हर एक छोटे कारणों से विफल हो सकता है: बुकिंग में GSTIN नहीं था, या ग़लत राज्य का GSTIN था; एयरलाइन इनवॉइस उसके पोर्टल पर है लेकिन कभी GSTR-2B तक नहीं पहुँचा; किसी कैंसलेशन से क्रेडिट नोट बना जिसका किसी ने मिलान नहीं किया। इनमें से कोई भी उसी महीने ठीक करना कठिन नहीं है। यात्री को यात्रा याद है, ट्रैवल डेस्क के पास बुकिंग है, और एयरलाइन इनवॉइस में संशोधन कर सकती है।

ग्यारह महीने बाद हर सुधार कठिन हो जाता है। लोग आगे बढ़ चुके होते हैं। एयरलाइनें पुराने अनुरोधों का जवाब देने में धीमी होती हैं। और Section 16(4) की समय-सीमा, वर्ष समाप्ति के बाद 30 नवंबर, देर से मिली किसी भी चीज़ पर कार्रवाई के लिए केवल कुछ सप्ताह छोड़ती है।

एक ही काम करने के दो तरीक़े

एक उदाहरण

एक उदाहरण के तौर पर ऐसी कंपनी लें जो घरेलू हवाई यात्रा पर सालाना ₹20 crore खर्च करती है, और जिसका लगभग ₹1.8 crore पात्र GST क्रेडिट है। मान लें हर महीने 8% टिकटों में ठीक की जा सकने वाली समस्या है: छूटा GSTIN, गलत राज्य, या GSTR-2B में न दिखने वाला इनवॉइस। यानी हर महीने लगभग ₹1.2 L क्रेडिट जोखिम में है।

सालाना सफाई में, बारह महीनों की सभी समस्याएँ सितंबर या अक्टूबर में मिलती हैं। ट्रैवल डेस्क को छूटे GSTIN के बारे में कभी पता नहीं चला, इसलिए गलती की दर पूरे साल 8% रही। एयरलाइंस कुछ पुराने अनुरोध ठीक करती हैं, सभी नहीं। यदि जोखिम वाले ₹14.4 L में से 40% रिकवर होता है, तो ₹8.6 L का नुकसान होता है।

मासिक निगरानी में, अप्रैल की समस्याएँ मई में मिल जाती हैं। बुकिंग प्रक्रिया ठीक हो जाती है, और जून से गलती की दर लगभग 2% पर आ जाती है। हाल के अनुरोधों पर बेहतर जवाब मिलता है, मान लें 85%। साल का अधिकांश जोखिम वाला क्रेडिट बनता ही नहीं, और जो बनता है उसका अधिकांश रिकवर हो जाता है। इस उदाहरण में अंतर सालाना ₹7–8 L है, देर से क्लेम किए गए कैश की लागत गिने बिना।

क्या जाँचें, और कौन कार्रवाई करे

• हर महीने: की गई बुकिंग के मुकाबले जारी एयरलाइन इनवॉइस, इनवॉइस के मुकाबले GSTR-2B, और GSTR-2B के मुकाबले GSTR-3B में क्लेम किया गया क्रेडिट।
• ट्रैवल डेस्क बुकिंग के समय GSTIN दर्ज करना ठीक करता है। ज़्यादातर गलतियाँ यहीं से शुरू होती हैं।
• एयरलाइंस इनवॉइस ठीक करती हैं, लेकिन केवल स्पष्ट और हाल के अनुरोध पर।
• टैक्स टीम उसी महीने क्रेडिट क्लेम करती है जिसमें वह दिखता है, और विवादित मदों पर निर्णय लेती है।

आम आपत्तियाँ

"हमारे पास लोग नहीं हैं।" मासिक काम जितना लगता है उससे छोटा है: ज़्यादातर टिकट अपने-आप मैच हो जाते हैं, और अपवादों की सूची छोटी होती है। सालाना सफाई में ही हफ्तों तक एक टीम लगती है।

"ऑडिटर संतुष्ट हैं।" होने भी चाहिए। ऑडिट जाँचता है कि क्लेम किया गया क्रेडिट वैध था। यह नहीं जाँचता कि क्या कभी क्लेम ही नहीं हुआ।

कैश की भी लागत होती है

जो क्रेडिट अंततः रिकवर हो जाता है, वह भी देर से क्लेम होने पर पैसा खर्च कराता है। अप्रैल के टिकट पर चुकाया गया टैक्स अगर अगली शरद ऋतु में क्लेम हो, तो वह कैश कंपनी ने एक साल से ज़्यादा समय तक बिना ब्याज सरकार को उधार दिया है। मासिक क्लेम उस वर्किंग कैपिटल को व्यवसाय में बनाए रखते हैं।

मासिक काम कैसा दिखता है

एक व्यावहारिक मासिक चक्र में चार चरण होते हैं। पहले सप्ताह में, हर एयरलाइन पोर्टल से पिछले महीने के एयरलाइन इनवॉइस डाउनलोड करें और उन्हें ट्रैवल डेस्क या एजेंट की बुकिंग से मैच करें। महीने के बीच में GSTR-2B बनने पर, इनवॉइस को उससे मैच करें और IMS कतार पर कार्रवाई करें। GSTR-3B फाइल करने से पहले, जो पात्र है उसे क्लेम करें और जो नहीं है उसकी सूची बनाएँ। महीने के अंत में, अपवाद उन लोगों को भेजें जो उन्हें ठीक कर सकते हैं: बुकिंग की गलतियों के लिए ट्रैवल डेस्क, इनवॉइस सुधार के लिए एयरलाइन।

असली मूल्य अपवादों की सूची में है। एक सामान्य महीने में इसमें कुछ दर्जन टिकट होते हैं, हर एक का कारण और ज़िम्मेदार व्यक्ति तय होता है। समय के साथ ट्रैक करने पर यह यह भी दिखाती है कि कौन से ट्रैवल डेस्क, एजेंट या एयरलाइंस सबसे ज़्यादा गलतियाँ करते हैं, जिससे पता चलता है कि टिकटों के बजाय प्रक्रिया कहाँ ठीक करनी है।

कहाँ से शुरू करें

अगले वित्त वर्ष का इंतज़ार न करें। चालू वर्ष के खुले महीनों से शुरू करें, जहाँ section 16(4) की सीमा से पहले क्रेडिट अब भी क्लेम हो सकता है और एयरलाइंस इनवॉइस अब भी ठीक कर सकती हैं। अप्रैल से आगे के लिए एक कैच-अप मैच चलाएँ, उससे मिली जानकारी से बुकिंग प्रक्रिया ठीक करें, और फिर मासिक लय बनाए रखें। साल बंद होने तक साफ करने को बहुत कम बचेगा।

मासिक निगरानी का मतलब मासिक ऑडिट नहीं है। इसका मतलब है एयरलाइन इनवॉइस जारी होते ही डाउनलोड करना, उन्हें बुकिंग और GSTR-2B से मैच करना, और अपवादों पर कार्रवाई करना: हर साल एक लंबी सूची के बजाय हर महीने एक छोटी सूची। मैचिंग टेक्नोलॉजी करती है। लोग उन कुछ मदों को संभालते हैं जिनके लिए एयरलाइन या ट्रैवल डेस्क को कॉल करना पड़ता है।

हमारी Airline ITC Recovery प्रैक्टिस इसी तरह काम करती है, और परिणाम एक हस्ताक्षरित मासिक स्टेटमेंट में रिपोर्ट किए जाते हैं (देखें आपको क्या मिलता है)। व्यापक तस्वीर के लिए, हमारा एयरलाइन क्रेडिट पर शोध देखें, या हमसे बात करें।

केवल सामान्य जानकारी, टैक्स सलाह नहीं। कार्रवाई से पहले वर्तमान कानून और अपने तथ्य जांचें।