回収はコンプライアンスではない

CFOに自社のGSTとTDSは適切に管理できているかと尋ねると、答えはたいてい「はい」です。申告は期限内に提出され、通知には回答し、監査人も納得しています。財務部門が評価されるあらゆる基準で、仕事は完了しています。

では別の質問をしてみましょう。昨年、会社は本来支払う必要のなかった税金をいくら支払い、そのうちいくら戻ってきたでしょうか。この問いには、たいてい答えが詰まります。

この2つの答えの差が本稿のテーマです。それは能力の問題ではありません。設計の問題です。ほとんどの財務部門はコンプライアンスのために作られています。回収のために作られている部門はごくわずかです。

ひとつに見える2つの仕事

外から見ると、コンプライアンスと回収は同じ仕事に見えます。どちらも請求書、申告、照合を扱います。どちらも税務チームが担当します。どちらも、ある意味で「税金を正しく処理すること」に関わります。

しかし両者は逆の方向を向いています。コンプライアンスは問います：支払い・報告すべきものをすべて済ませたか？ 管理するリスクは過少な支払いです。回収は問います：受け取るべきものをすべて取り戻したか？ 管理するリスクは過大な支払いです。

期限は目立ち、損失は目立たないため、スケジュール上は常にコンプライアンスが優先されます。20日が期限の申告は提出されます。11月に失効するクレジットは、リマインダーを送ってきません。

回収が抜け落ちる理由

回収が特に後回しにされやすい理由は3つあります。

他者に依存する。航空クレジットには、航空会社が正しい請求書を発行する必要があります。TDSクレジットには、顧客が正しい申告をする必要があります。還付には当局の対応が必要です。コンプライアンスはほぼ会社の管理下にありますが、回収の大半はそうではありません。そのため時間がかかり、手間も多く、先送りされやすくなります。

多数の少額から成る。請求書1件の不足やTDSエントリ1件の不一致は、会議を開くほどの金額ではありません。合計すれば相当な額になりますが、誰かが集計しない限り、その総額は誰の目にも入りません。

誰もそれで評価されていない。税務チームは、回収したクレジットではなく、問題のない監査で評価されます。評価されない仕事は、時間があるときに行われます。そして時間はめったにありません。

回収に責任者がいると何が変わるか

解決策は、すでに手一杯のチームにさらに仕事を求めることではありません。回収をひとつの独立した仕事として扱い、コンプライアンスがすでに持っている3つの要素を与えることです。

責任者。取り戻した金額に責任を持つ一人の担当者または一社。社内でも社外でも構いません。共有された責任は、誰の責任でもありません。

サイクル。年次ではなく月次。クレジットを正しい期間に請求し、相手方が取引を覚えているうちに不一致を追跡します。年度末のクリーンアップでは、一部の資金が遅れて、不完全に戻るだけです。

数値。取り戻した金額を、保留中の金額やリスクのある金額とともに毎月報告します。CFOが一度この数値を目にすれば、再び見えなくなることはまずありません。

テクノロジーの役割

かつては、すべての請求書を手作業で確認する必要があったため、回収を適切に行うにはコストがかかりすぎました。それは変わりました。現在、システムは航空会社ポータルや政府システムから書類を収集し、申告と照合し、すべての差異を金額とともに示すことができます。人に残るのは判断を要する部分、すなわち控除可否、争訟、意思決定です。

TraCartaはこのモデルを中心に構築されています。量はAIが担い、判断は専門家が担います。しかし、誰が作業を行うかにかかわらず原則は同じです。資金を取り戻す責任者がいなければ、資金は戻ってきません。

コンプライアンスは会社を守ります。回収は、その安全のために二重に支払っていないことを確かめます。

一般的な情報であり、税務助言ではありません。