फ़ार्मा और लाइफ़ साइंसेज़

संदर्भ

कंपनी 18 राज्यों में फैले लगभग 3,500 मेडिकल रिप्रेज़ेंटेटिव और मैनेजरों की फ़ील्ड फ़ोर्स के माध्यम से ब्रांडेड फ़ॉर्मूलेशन बेचती है। जिस भी राज्य में उसका डिपो या कार्यालय है, वहाँ उसका GSTIN है। फ़ील्ड स्टाफ़ कॉर्पोरेट कार्ड या क्षेत्रीय एजेंट के माध्यम से अपनी उड़ानें स्वयं बुक करता था, और वह GSTIN दर्ज करता था जो उसे याद था या जो बुकिंग साइट ने सुझाया। फ़ाइनेंस परिणामी एयरलाइन GST को फ़ील्ड यात्रा बजट का अवसूलनीय हिस्सा मानता था।

चुनौती

दो वित्तीय वर्षों में फ़ील्ड फ़ोर्स ने लगभग 31,000 उड़ानें लीं। जब हमने उनका नमूना लिया, तो लगभग आधे पर यात्री के आधार वाले राज्य से भिन्न राज्य का GSTIN था, और एक अन्य समूह पर कोई GSTIN नहीं था। एयरलाइन ने यात्रा के लिए IGST या CGST और SGST सही ढंग से लगाया था, लेकिन इनवॉइस गलत पंजीकरण के नाम पर था।

इन इनवॉइस का क्रेडिट ऐसी राज्य इकाई के GSTR-2B में पहुँचा जिसका उस व्यय से कोई संबंध नहीं था, और लागत वहन करने वाली इकाई को कुछ नहीं दिखा। क्रेडिट को जहाँ पहुँचा वहीं छोड़ने में ऑडिट जोखिम था, और पिछला वर्ष अपनी Section 16(4) सीमा के निकट था, इसलिए सुधार जल्दी पूरे करने थे।

हमने क्या किया

हमारे सिस्टम ने एयरलाइन पोर्टल से हर इनवॉइस निकाला और HR रिकॉर्ड की मदद से हर टिकट को यात्री के गृह राज्य से जोड़ा। हर टिकट को सही, गलत राज्य या गायब GSTIN के रूप में टैग किया गया, और गलत टिकटों का मूल्यांकन कर उन्हें क्रेडिट समाप्त होने की तारीख के अनुसार क्रमबद्ध किया गया।

विशेषज्ञों ने तीन एयरलाइंस के साथ मिलकर गलत GSTIN के विरुद्ध क्रेडिट नोट और सही GSTIN के लिए नए इनवॉइस जारी करवाए। जहाँ किसी एयरलाइन ने पुनः जारी नहीं किया, वहाँ क्रेडिट को गलत पंजीकरण पर लेने के बजाय अनक्लेम्ड छोड़ दिया गया। फ़ाइनेंस को केवल यह तय करना था कि वर्ष के दौरान राज्यों के बीच स्थानांतरित हुए कर्मचारियों की यात्रा को कैसे संभाला जाए।

परिणाम

14,200 इनवॉइस सुधारे गए और ₹86 लाख का क्रेडिट उन रजिस्ट्रेशन पर क्लेम किया गया जिन्होंने लागत वहन की थी, और यह सब GSTR-2B में दिखाई देता है। सुधार का काम दस सप्ताह में पूरा हो गया, पुराने वर्ष की नवंबर की अंतिम तिथि से पहले।

बुकिंग प्रक्रिया में एक सरल GSTIN चयनकर्ता जोड़ा गया, और अब हर महीने के इनवॉइस को यात्री के राज्य से जाँचा जाता है। गलत-राज्य टिकटों का हिस्सा तेज़ी से घटा है, और बाकी उसी महीने पकड़कर ठीक कर दिए जाते हैं।

समयरेखा

1. सप्ताह 1–2एयरलाइन पोर्टल से इनवॉइस निकाले गए, यात्रियों को गृह राज्यों से मैप किया गया
2. सप्ताह 3–5गलत-राज्य और बिना-GSTIN टिकटों का मूल्यांकन, समय-सीमा के अनुसार क्रम
3. सप्ताह 6–9तीन एयरलाइनों से क्रेडिट नोट और दोबारा जारी इनवॉइस प्राप्त
4. सप्ताह 10सही GSTIN पर क्रेडिट क्लेम, मासिक रिकवरी स्टेटमेंट शुरू