कंसल्टिंग और प्रोफ़ेशनल सेवाएँ

संदर्भ

फर्म के गुरुग्राम, मुंबई और बेंगलुरु में कार्यालय हैं, हर एक का अपना GSTIN है, और लगभग 1,800 कंसल्टेंट अधिकांश सप्ताह क्लाइंट साइटों पर यात्रा करते हैं। यात्रा एक कॉर्पोरेट एजेंसी और एक ऑनलाइन टूल से बुक होती है। टैक्स टीम साल में एक बार, 30 नवंबर की अंतिम तिथि से पहले के सप्ताहों में, एयरलाइन क्रेडिट की समीक्षा करती थी।

चुनौती

वार्षिक समीक्षा में हमेशा वही समस्याएँ मिलती थीं: बिना GSTIN के बुक टिकट, गलत कार्यालय पर जारी इनवॉइस, और रद्द यात्राओं के क्रेडिट नोट जिन्हें किसी ने नहीं मिलाया था। अक्टूबर तक इनमें से कई टिकट ग्यारह महीने पुराने हो चुके होते थे और एयरलाइनें उन्हें सुधारने में धीमी थीं।

चूँकि वर्ष के अंत तक कुछ भी ठीक नहीं होता था, वही बुकिंग त्रुटियाँ हर महीने दोहराई जाती थीं। लगभग 11 प्रतिशत टिकटों में सुधार योग्य समस्या थी, और उनमें से लगभग आधी समय पर कभी हल नहीं हुईं।

हमने क्या किया

हमने वर्ष के खुले महीनों पर एक बार कैच-अप किया, फिर मासिक चक्र अपनाया: पहले सप्ताह में एयरलाइन पोर्टलों से इनवॉइस प्राप्त, GSTR-2B आने पर उससे मिलान, और GSTR-3B से पहले क्लेम।

पहले महीने की अपवाद सूची से पता चला कि अधिकांश गायब GSTIN एक ही बुकिंग चैनल से आ रहे थे। ट्रैवल डेस्क ने वहाँ GSTIN फ़ील्ड अनिवार्य कर दिया, और दो महीनों में त्रुटि दर गिर गई।

परिणाम

मासिक रिकॉन्सिलिएशन के पहले वर्ष में फर्म ने ₹1.3 करोड़ का एयरलाइन क्रेडिट क्लेम किया, अधिकांश उसी महीने में जब उड़ान हुई, न कि एक देर से किए गए एकमुश्त क्लेम में।

सुधार योग्य समस्या वाले टिकट लगभग 11 प्रतिशत से घटकर करीब 2 प्रतिशत रह गए। अक्टूबर की भागदौड़ खत्म हो गई है: अंतिम तिथि आने तक साफ़ करने को बहुत कम बचता है।

समयरेखा

1. महीना 1खुले महीनों का कैच-अप मिलान, पहली अपवाद सूची
2. महीना 2ट्रैवल डेस्क पर बुकिंग चैनल ठीक किया गया
3. महीना 3त्रुटि दर 4 प्रतिशत से कम; क्रेडिट मासिक क्लेम
4. हर महीनेहस्ताक्षरित स्टेटमेंट और 30 मिनट की कॉल