製薬・ライフサイエンス

背景

同社は18州に広がる約3,500名の医薬情報担当者とマネージャーからなる営業組織を通じてブランド医薬品を販売しています。デポまたはオフィスを置く各州でGSTINを保有しています。営業スタッフは法人カードや地域の代理店を通じて自ら航空券を予約し、覚えているGSTINや予約サイトが提示したGSTINを入力していました。財務部門は、その結果生じる航空券GSTを営業出張予算のうち回収不能な部分とみなしていました。

課題

2会計年度で営業組織は約31,000回のフライトを利用しました。サンプル調査の結果、ほぼ半数に出張者の所属州とは異なる州のGSTINが記載されており、さらに一部にはGSTINがまったく記載されていませんでした。航空会社はその移動に対してIGSTまたはCGSTとSGSTを正しく課税していましたが、請求書の宛先が誤った登録になっていました。

これらの請求書の控除は、その費用と無関係な州拠点のGSTR-2Bに計上され、実際に費用を負担した拠点には何も反映されませんでした。控除を計上先のまま放置すれば監査リスクがあり、前年度はSection 16(4)の期限が迫っていたため、迅速に修正を完了する必要がありました。

実施内容

当社のシステムが航空会社ポータルからすべての請求書を取得し、人事記録を用いて各航空券を出張者の本拠州に紐付けました。各航空券を「正しい」「州の誤り」「GSTIN欠落」に分類し、誤りのあるものは金額評価したうえで、控除の期限が近い順に並べました。

スペシャリストは航空会社3社と連携し、誤ったGSTIN宛てのクレジットノートと、正しいGSTIN宛ての新しい請求書を発行させました。再発行に応じない航空会社については、誤った登録で控除を受けるのではなく、未控除のままとしました。財務部門が判断したのは、年度中に州をまたいで異動した従業員の出張の扱いのみでした。

成果

14,200件の請求書が修正され、費用を負担した登録拠点で₹86 Lの控除が申請されました。すべてGSTR-2Bで確認できます。修正作業は10週間以内に完了し、前年度分の11月の期限に間に合いました。

予約フローにシンプルなGSTIN選択機能を追加し、現在は毎月の請求書を出張者の州と照合しています。州の誤りのある航空券の割合は大きく減少し、残りも同月中に発見・修正されています。

タイムライン

1. 第1–2週航空会社ポータルから請求書を取得し、出張者を本拠州に紐付け
2. 第3–5週州の誤り・GSTIN欠落の航空券を金額評価し、期限順に整理
3. 第6–9週3社の航空会社からクレジットノートと再発行請求書を取得
4. 第10週正しいGSTINで控除を請求、月次回収報告書を開始