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背景

同社は9州にデリバリーセンター、さらに2州に営業拠点を持ち、それぞれが独自のGSTINを保有しています。従業員はクライアント先とオフショア拠点の間を頻繁に移動し、出張は個別契約の4つの代理店を通じて予約されていました。財務部門は航空券GSTを出張費の一部として扱っていました。控除は、請求書がたまたまGSTR-2Bに表示され帳簿と一致した場合にのみ行われており、実際には適格額のごく一部にとどまっていました。

課題

同社は3会計年度にわたり、11のGSTINで約41,000件の国内線航空券を購入しており、フルサービス航空会社2社と格安航空会社3社に分散していました。代理店レポートには運賃が記載されていても航空会社の税務請求書はほとんどなく、約10件に4件の航空券は誤ったGSTINか未記載だったため、控除がGSTR-2Bに反映されることはありませんでした。

本当の課題は時間でした。案件開始時点で3年のうち最も古い年度はすでに第16条(4)の期限を過ぎており、その控除は回収できませんでした。翌年度の期限は11月30日で、残りは3か月余りでした。手作業で請求書を探す1週間ごとに、同社は控除を永久に失うことになります。

実施内容

当社のシステムが代理店データのPNRを用いて各航空会社のGSTポータルから請求書とクレジットノートを直接取得し、GSTINごとにGSTR-2Bおよび元帳と照合しました。すべての差異を金額評価し、控除の期限が近い順に並べることで、期限に最も近い年度から着手しました。

スペシャリストが例外をレビューしました。私用出張の航空券、控除が制限されるビジネスクラス運賃、誤った州宛ての請求書などです。航空会社には正しいGSTINでの再発行または修正を依頼し、税務責任者が承認したのは、クライアント負担の出張で予約された航空券の扱いなど、ごく一部の判断事項のみでした。

成果

期限内の期間で₹3.1 crの控除を実現し、そのすべてがGSTR-2Bに表示される航空会社の請求書に裏付けられています。第11週には最初の月次報告書が財務チームに届き、回収済みの額、航空会社側で保留中の額、判断が必要な事項が示されました。

同社は現在、署名付きの月次照合報告書、請求書単位の照合ワークブック、担当スペシャリストとの月次ミーティングを受けています。毎月、申告前に新しい請求書を取得・照合・督促し、不一致は対応可能なうちにIMSでフラグ付けされます。未控除の出張控除は、誰も把握できなかった漏れから、毎月レビューされる項目へと変わりました。

タイムライン

1. 第1–2週代理店データとPNRを収集し、全11 GSTINの航空会社ポータルへのアクセスを設定
2. 第3–6週41,000件の請求書を取得してGSTR-2Bおよび帳簿と照合、差異を期限別に金額評価
3. 第7–10週航空会社へのフォローアップと適格性レビュー、第16条(4)の期限が最も近い年度を優先
4. 第11–12週初回の月次報告書を発行、回収した控除を申告で請求
5. 第13–14週署名付き月次回収報告書の運用へ移行