航空券の控除が漏れやすいポイント
エネルギー・再生可能エネルギー分野で当社が最もよく目にするパターンです。貴社の状況は異なりますが、その程度はレビューで明らかになります。
最初に行うこと
最も関連するサービス：TraCarta Foundry
- プロジェクトルールとコストコードを整理する
- 自社クラウドに残すデータを決める
- 不確かな照合には担当者が確認する
事例
TraCarta Foundry · 再生可能エネルギー開発事業者 · 40以上のプロジェクトサイト
航空会社請求書をプロジェクト原価コードと照合するカスタムエージェント
背景
同社は7州で太陽光・風力プロジェクトを開発・運営しており、各プロジェクトに独自の原価コードがあり、一部は独自のGSTINも持っています。エンジニアや現場責任者は毎週現地へ飛び、出張費はプロジェクト資産に資産計上されます。
課題
財務チームは航空券ごとに、正しいプロジェクト原価コードへの計上と、正しいGSTINでの控除という2つの作業を行う必要がありました。どちらも予約レポートから手作業で行われ、両者はしばしば食い違っていました。
同社はデータを自社環境の外に出したくなく、またERPには標準ツールでは対応できないプロジェクト規則がありました。
実施内容
TraCarta Foundryを通じて、同社のクラウド内で稼働する照合エージェントを構築しました。航空会社の請求書を読み取り、同社の記録を用いて各航空券を搭乗者とプロジェクトに紐づけ、原価コードとGSTINを提案します。
エージェントが確信を持てないものは財務チームの担当者に回され、承認または修正されます。これらの判断は、照合ルールの継続的な改善に活用されます。
成果
現在、エージェントは航空券の94%を手作業なしでプロジェクトとGSTINに照合しています。残りは財務チームが毎週確認しています。
資産計上と控除は同じ照合結果に基づくようになり、両者の食い違いはなくなりました。
毎月の航空券処理の流れ
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参考例。
タイムライン
- 第1–3週財務チームとプロジェクトルールおよびデータを整理
- 第4–7週エージェントを構築し、過去の請求書で検証
- 第8–9週手作業プロセスと並行稼働
- 第10週本番稼働、例外を毎週レビュー
照合の課題の中には、企業独自のルールに合わせて構築したエージェントが必要なものがあります。
システムが確信を持てないものには、必ず人が関与するようにします。
データはクライアント自身の環境内に留めることができます。
一般的な案件に基づく参考例の事例です。守秘義務のため、クライアント名は伏せ、詳細を変更しています。事例の全文を見る
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