FMCG・消費財

背景

同社は28州に広がる約2,000人の営業部隊を通じて、パーソナルケア製品と家庭用品を販売しています。エリアマネージャーや担当地域マネージャーは、法人カードまたは立替精算で自らフライトを予約していました。出張費は多額でしたが、財務部門に届く航空券の請求書はごく一部で、届いたものも同社のGSTINなしで発行されていることが多くありました。航空券に係る控除が体系的に請求されたことはありませんでした。

課題

2024-25年度、営業部隊は約19,000回搭乗しました。財務部門がGST請求書を追跡できたのはその3分の1未満でした。多くの予約は航空会社のウェブサイトやアプリでGSTINを入力せずに行われたため、請求書はB2Cとして発行され、GSTR-2Bに一度も反映されませんでした。その他は別の州の登録のGSTINが記載されていました。

同社は11州にGSTINを有し、控除は請求書に記載された登録拠点のみが利用できます。2024-25年度の請求書に関するSection 16(4)の期限である2025年11月30日まで約4か月でした。立替精算の申請には航空券番号はあっても請求書番号はほとんどなく、支出と控除を簡単に結び付ける方法がありませんでした。

実施内容

当社は経費システムのPNRと航空券番号を用いて航空会社ポータルから請求書を直接取得し、11のGSTINすべてのGSTR-2Bと照合しました。約96%の航空券が請求書と照合されました。差異はすべて金額評価し、B2C請求書、誤ったGSTIN、GSTR-2B未計上、クレジットノート未申請に分類しました。

専門家が各差異について控除適格性を判断し、出張目的を同社の規程と照らし合わせて確認しました。自動フォローアップにより、航空会社の規則が許す範囲で、正しいGSTINでの請求書再発行を依頼しました。財務部門が承認したのは新しい予約ルールひとつだけです。現在は、精算の支払前に、経費ツールで出張者の本拠州の会社GSTINの入力が必須となっています。

成果

9週間で₹74 Lの航空券控除を回収し、11月30日の期限前に申請しました。新しい予約ルールにより、正しいGSTINが記載された航空券の割合は2か月で3分の1未満から85%超に上昇しました。

現在は11のGSTINすべてについて毎月照合を実施し、経費データから財務部門が把握していない航空券も特定しています。結果は署名付きの月次報告書と専門家との月次ミーティングで共有します。署名付き月次報告書には、申請済みの控除、航空会社対応中の請求書、規程判断待ちの予約が示されます。

タイムライン

1. 第1–2週経費データを収集し、航空会社ポータルから請求書を取得
2. 第3–4週全11 GSTINについてGSTR-2Bと照合し、差異を金額評価
3. 第5–6週適格性を判断し、予約ルールを承認
4. 第7–9週航空会社へのフォローアップ、再発行請求書を11月30日までに控除請求